1. Inledning
FleetSafety värnar om personlig integritet och arbetar för att skydda personuppgifter på ett säkert och ansvarsfullt sätt.
Denna integritetspolicy beskriver hur FleetSafety behandlar personuppgifter i samband med användning av plattformen, webbplatsen och relaterade tjänster.
2. Personuppgiftsansvar
FleetSafety AB är personuppgiftsbiträde för den information som våra företagskunder lagrar i systemet.
Varje kundföretag är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som hanteras i deras FleetSafety-miljö.
3. Vilka uppgifter vi behandlar
FleetSafety kan behandla följande typer av uppgifter:
Användaruppgifter
- Namn
- E-postadress
- Telefonnummer
- Roller och behörigheter
- Avdelning och arbetsplats
- Personnummer och identifieringsuppgifter när det krävs för administration av behörigheter, utbildningar och säkerhetsrelaterade processer
Kompetens- och utbildningsuppgifter
- Utbildningar
- Certifikat
- Körtillstånd
- Giltighetstider
- Signaturer
Maskin- och verksamhetsuppgifter
- Maskininformation
- Servicehistorik
- Besiktningar
- Tillsynsprotokoll
- Skaderapporter
Dokument och filer
- Utbildningsbevis
- Serviceprotokoll
- Besiktningsprotokoll
- Övriga uppladdade dokument
4. Varför vi behandlar uppgifter
Personuppgifter behandlas för att:
- administrera kompetenser och behörigheter
- hantera körtillstånd
- dokumentera arbetsmiljö- och säkerhetsarbete
- hantera maskiner, service och besiktningar
- möjliggöra säker åtkomst till systemet
- förbättra tjänstens funktionalitet och säkerhet
5. AI och automatiserad dokumenttolkning
FleetSafety kan använda AI-baserad dokumenttolkning för att läsa av exempelvis:
- utbildningsbevis
- serviceprotokoll
- besiktningsprotokoll
AI används endast för att föreslå information och underlätta administration. Inga automatiska beslut fattas utan användarens kontroll eller godkännande.
6. Behandling av personnummer
FleetSafety kan i vissa fall behandla personnummer eller motsvarande identifieringsuppgifter när det krävs för:
- behörighetsadministration
- utbildningshantering
- säkerhetsrelaterade processer
- identifiering av personal och entreprenörer
Sådana uppgifter behandlas med särskild åtkomstkontroll och används endast när det är nödvändigt för tjänstens funktion eller kundens verksamhetskrav.
7. Lagring och säkerhet
FleetSafety använder tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda information mot obehörig åtkomst, förlust eller manipulation.
Exempel på säkerhetsåtgärder:
- företagsseparerad data
- rollbaserad åtkomst
- privata dokumentytor
- krypterad kommunikation
- tidsbegränsade dokumentlänkar
- loggning och behörighetskontroll
8. Delning av uppgifter
FleetSafety säljer aldrig personuppgifter vidare.
Uppgifter kan delas med underbiträden och tekniska tjänsteleverantörer som används för att driva tjänsten, exempelvis:
- molnplattformar
- databastjänster
- e-posttjänster
- AI-tjänster för dokumenttolkning
Alla sådana leverantörer används med fokus på säkerhet och dataskydd.
9. Lagringstid
Personuppgifter sparas endast så länge det är nödvändigt för att tillhandahålla tjänsten eller uppfylla lagkrav och kundens behov av dokumentation och historik.
10. Rättigheter enligt GDPR
Du har rätt att:
- begära information om vilka uppgifter som behandlas
- begära rättelse av felaktiga uppgifter
- begära radering av uppgifter där det är möjligt
- invända mot viss behandling
- begära export av dina uppgifter
För frågor kring personuppgifter, kontakta ansvarigt kundföretag eller FleetSafety.